記念演奏会の運営

１７年ぶりに復帰した愛好会の演奏会が丁度，４０周年記念演奏会にあたりました．そういえば４年前にBFに入団したのも丁度，第２０回定期演奏会の時でした．こうした節目の演奏会では主催側は特別の企画や演出を盛り込み，観客側もそれなりの期待を寄せるものです．したがって，通常の定期演奏会に比べ観客数増加との推測のもと，チケット管理を行わねばなりません．愛好会へは復帰したばかりとはいえ，他団体の演奏会経験の豊富さや，定年退職後で一番暇そうな私に演奏会実行委員の役割が振り当てられておりました．中でもチケット管理は最も厄介な役のひとつですが，なんとかなるだろうとの甘い憶測で引き受けてしまいました．果たしてその厄介さが随所に表れ，何故にこれほど精神的に疲弊しなければならないのか，苦悩の日々が本番直前まで続きました．前売券の販売開始当初はまずまずのスタートを切り，秋合宿の頃は会員にもうひと踏ん張り販売強化を促そうとしたのですが，本番が近づくにつれ，思わぬ販売が伸び，会場席数残もわずかとなりましたので，販売制限を通知したところ，一気に注文が殺到し，席数超の前売券の配布をせざるを得ない状況となりました．その結果，前売券の販売停止と当日券販売中止の緊急通達を発することとなります．過去例を見ますと多少の吐き出しオーバーは吸収できるのですが，今回は記念演奏会だけにその程度が計りきれません．結果として会場キャパの６％増しの前売券吐き出しとなってしまいました．当日券販売の中止は過去の愛好会演奏会に無い対応となりました．チケット管理責任者としての役割は会場を満席にすべく販売促進することは当然なのですが，より大切なことは，前売券購入者に対してはその座席を確保しておくことです．すべて自由席ですので，座席位置の良し悪しはともかく，前売券での入場であれば必ず座れるようにしなければなりません．勿論，消防法に則り，立ち見客を出さないことが前提ですから，前売券コントロールはその２点につながる訳です．そんなことから，販売停止通達後からは，会員からのチケット要望に対してすべてお断りすることとなりました．早いうちから演奏会に出かけられる予定の立たないお客様も数多くあるだろう中で，会員からの要望をお断るすることの切なさ，申し訳無さに苛まれました．しかしながら同時にチケット管理者としての割り切りも必要なのです．涙を飲んでご理解を頂くよう説得に努めました．本番２週間前に前売券完売とは本来は嬉しい悲鳴であるはずです．もう一つチケット管理で面倒なのは，取り置きチケットの扱いです．代金支払い済みのものから代金引換えのもの，複数枚の依頼者でありながら，個別に受付に来るケース等，様々な場面を想定し，受付担当者が戸惑わないよう周到な準備をしておく必要があります．本番前日と当日は会員からの取り置きチケットの変更依頼等は一切お断りし，すべて個人対応いただくようお願いしました．その他，当日入場できなくなったので払い戻しの依頼や当日券販売中止にともなうクレーマーへの対応等，可能な限り，演奏直前まで受付にて応対しました．幸い厳しいクレーマーは出現しませんでしたが，当日券希望者お１人に入場をお断りしたのが心残りです．さて，来場者数の最終確認では５６６名（会場席数６１８席）で９２％の集客率でした．余剰空席は５０席以上という数字となりますが，舞台から眺めた限りでは満席の大盛況の入りではありました．心配していた立ち見客もありませんでした．ご来場いただいたお客様への感謝の念とともに，やむなく入場できなかった方々へのお詫びの気持ちも強く残ります．次回以降改めて，集客に対する考え方，方法について検討が必要なのかもしれません． チケット管理担当以外にも実行委員としての役割は外部後援団体への手配，本番出演者一覧の作成，MC用台本作成，プログラム内容編集，舞台配置図作成，本番当日の注意事項一覧・スケジュール表・タイムチャート作成，アンケート作成と集計等あれこれ引き受け過ぎました． 本来，暇人である私が今回の記念演奏会のために，練習時間を削られるほどにまで運営業務で忙殺されたことは，振り返ればより効率的な方法もあったのでしょうが，良い経験をさせていただいたと思っています．いつまで演奏活動を続けられるかわかりませんが，私にとりましては最後の活動団体となるであろう愛好会の実情をかなり把握できたのですから．